残業は減らせる!仕事を効率良く終わらせる4つのコツ

今回は私、オールプレジデントの鈴木彩華が、株式会社アールナイン様主催のセミナーに参加してきました!

テーマは「業務効率化」。
「みなさん、なぜ残業をしてしまうんでしょうか?」という問いかけから始まりました。

残業に関する話題って、
実際、ものすごくデリケートですよね。

今回のセミナーを通して
自分自身が、仕事を効率良く終わらそうとするマインドを持ったり
同僚を巻き込んで改善していく姿勢が大切なんだと知りました。

皆様が何か、現状を見直すきっかけになれば、と思いまして。
当日伺ってきた「仕事を効率的に終わらせるための4つの方法」をご紹介していきます!

デキるビジネスマン!

1.「目的」を明確にする

ここでの「目的」とは、

「仕事を早く終わらせる目的」です。

長時間の残業をしてしまう理由として
・同じ仕事量でも早く終わらせる意識がない
・早く帰ることが正しいと思ってない

という、マインドの部分が大きく影響しているそうです。

つい、周りの雰囲気に合わせてだらだらと
仕事を続けてしまう気持ち。
身に覚えがある方も多いのではないでしょうか。

でも、そんな状態では自分の時間が非常に勿体ない

仕事を早く終わらせることで「あなたに起こる良いこと」を「業務効率化の目的」にしてしまいましょう!

例えば…

・家族との時間が増える
・資格の勉強ができる
・趣味の時間にあてられる

などなどなど。

今まで「時間がない」と言い訳してできなかったことを思い出して、
それをやるため、と。業務を効率良く終わらせるモチベーションにしてみてください。

また、効率的に業務を完了し、残業を短く、あるいはゼロにすることでメリットがあるのは自分だけではありません。

会社にもメリットがあります。

業務を効率的にすることで、会社や周りにどんなメリットを及ぼすことができるのかも
合わせて考えてみましょう。

2.仕事の棚卸をする

気持ちを変えないと行動は変わらないのですが
もちろん、それだけでは仕事を早く片付けられるようにはなりません。

現状のやり方の問題点を洗い出していくことが必要です。

まずは1日の終わりに、その日何をしたかを思い出して書き出してみましょう!!

9:00-9:20 メールのチェック
9:20-9:50 営業の下調べ


このように、朝から帰るまでの行動を全て可視化してみてください!

3.無駄の整理

次に、2番で書き出したあなたの1日の業務を同僚に見せて、
仕事の1つ1つに無駄がないかを話し合います。

その業務には目的があるのか
誰かにお願いできないか
デジタル化できないか…

ここで大切なのは「他の人に判断してもらう」ことです。

第三者の目を入れることで、
これまでの自分の固定概念を取っ払うことができます。

4.「優先順位づけ」をする

膨大な仕事量を前にすると
何から手を付ければわからなくなってしまいがちになりますが

業務1つ1つに「緊急度」と「重要度」を考えてみましょう。
それぞれ1に近づくほど、優先度が高い業務になります。

<「緊急度」の判断基準>
1.納期が近い
2.余裕のある納期
3.納期なし

<「重要度」の判断基準>
1.顧客が絡む
2.社内の第三者が絡む
3.自分1人しか絡まない
4.自分がやらなくてもできる業務

同じくらい納期が近い業務の中で優先順位をつけるとしたら…

最優先にするべきなのは、顧客が絡むもの。
その次は、社内の第三者が絡むもの。
そのまた次は、自分1人しか絡まないもの。
もし、自分がやらなくてもできる業務だったら、他の人に振るのもよいでしょう。

このような判断基準を参考に、ご自身の仕事に合った基準を設定してみてください。

また、抱え込まずに他に適した人に振る、という選択肢があるということも
忘れないようにしたいポイントです。

まとめ

当日は様々なワークショップやグループワークもあり、
非常に充実した内容でした。

何かを変えるためには、まずは意識から!そして周りを巻き込むこと!!
個人的に肝に銘じようと思いました。

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