記事作成を外注したい、依頼前に考えたい8つのこと

テクノポートの菊地です。Webを活用した営業・販促販促活動は、2020年から続く新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ますます需要が高まっています。弊社でも「メールマガジンを配信したいから文章を書いてほしい」「オウンドメディアの記事作成を外注したい」「社員インタビューを作成したい」など、記事作成のご相談が増えてきています。

文章を書くこととコンテンツ作りは同じだと思うかもしれませんが、実は異なります。

記事作成の外注先を探す前に、まず必要な工程をできる限り細かく考えてみましょう。文章を書く=執筆以外にも考えるべきことはたくさんあります。

依頼前に整理したい8つのこと

なにかを依頼するとき、「業務を具体的にすること」がスムーズに進める秘訣です。夕飯を作ることが調理だけでないように、「記事を書いてほしい」と考えた場合でも、必要なのは「執筆」だけではありません。お客様の体制などによっても異なりますが、弊社では下記のフローをベースに発注内容を整理しています。

①目的・戦略

その記事を作成する目的はなんでしょうか?そもそもどうして記事が必要なのでしょうか?ブランディングやマーケティング、認知向上など曖昧な目的ではなく、ターゲットや主旨をできるだけ明確にしましょう。目的が曖昧だと、企画や記事の方向性を決めることができません。最悪の場合、記事を作成した後に「なんだか違う気がする……」とやり直しが発生することもあります。

マーケティング施策の一つとして、オウンドメディアやメールマガジンの運用などをすることもあると思いますが、カスタマージャーニーマップなどを活用するのもおすすめです。

②企画

企画は大きく、施策全体の企画と記事単位の企画の2つに分かれます。また、企画のためにSEO調査やリサーチなどが必要になる場合もあります。記事単位の企画は、特に具体的に立案すると、外注時の擦り合わせがスムーズになります。例えば「製造業のマーケティングに興味のある人」をターゲットとした場合、初心者から上級者まで含むことができ、さらに製造業に勤めるマーケティング担当の人、兼任の人など、様々な人が考えられます。

この人たち全員の知識と関心に合わせた1本の記事を作るのは、なかなか難しいのではないでしょうか。「マーケティング会社に入社したばかりの人」や「製造業に勤めていて、マーケティングを兼任している営業担当者」のようにターゲットを絞っていくと、ユーザの悩みに沿った記事を企画しやすくなります。

あえて簡単にまとめると、「誰に」「何のために」「何を」伝えたいかです。また、記事の文字数、見出し、リードの有無なども大体でも良いので決めておきましょう。見積もりの金額を明確にするためです。

③構成

構成は記事の概要や方向性、タイトル、見出し、本文概要がわかるものです。依頼者と外注先の意思の擦り合わせをしたり、社内で方向性を決める場合に作成したりすると便利です。手間はかかりますが、記事が出来上がってからのやり直しや大幅な変更のリスクを防いでくれます。自分でブログを書く場合などは別ですが、依頼する・される場合で予算が確保できるのであれば、作成をおすすめしています。

④画像

記事内の写真やイラスト・図はどうしますか?何枚くらい必要ですか?インタビューなどで写真撮影が必要な場合は、誰が撮るのかも考えておきましょう。フリー素材や社内にある画像を使う場合も、画像の選定や取得の作業が必要です。外注する場合は、画像の縦横比率やデータの大きさなども明確にしておくと納品がスムーズになります。フリーの画像サイズが大きくて、納品後にすべてサイズを編集しなければいけないということも避けられます。

⑤執筆

どんな文章のイメージをしていますか?文章と一口に言っても様々です。トンマナ(トーン&マナー)やレギュレーションは決まっているでしょうか?なにも決まっていない状態から記事を作るのは大変なので、こんな雰囲気の記事です、と共有するのがおすすめです。ただ「です・ます調」か「だ・である調」か、だけで依頼することもできますが、見本の記事を見つけておくと、複数のライターさんに外注する場合にも文章の雰囲気のブレが防げます。Webメディアからピックアップしておくと共有する際に便利です。

またタイトルの作成も依頼する場合は、掲載先の表示文字数を確認しておきましょう。PCとスマートフォンで表示できる文字数が違うこともあるので、ユーザに見せるべきキーワードが必ず表示されるようにするためです。
「わかりやすく簡単に解説!・・・」とタイトルが見切れてしまうともったいないですよね。

⑥校正・校閲

文章のチェックは誰が行いますか?クラウドソーシングなどでライターに執筆を依頼をした後に多い悩みが、「誤字脱字などのチェックが面倒くさい」「そのまま掲載できない」というものです。出版社や新聞社などの場合は、書く人と校正する人がそれぞれいます。新聞社では、書く人=記者はスピード重視で、「てにをは」は校正者が修正するので、そこまで注意しないこともあるようです。

ツールなどを使ってもセルフチェックには限界があるので、執筆者以外の確認は原則必要だと考えた方が良いでしょう。また、専門性の求められる記事の場合は、そもそも間違っていないかの確認(校閲作業)も必要になります。

⑦予算

記事作成を考えるときには1本いくら、と予算を考えるケースが大半です。しかし、企画や編集などが必要な場合は、初期費用や企画費やサービス利用料などが別途かかることがあります。依頼したい業務が多いほど、当然費用がかかります。また、取材や打ち合わせを対面で行う場合は、交通費も発生することが多いので考慮しましょう。

⑧スケジュール

仮でも良いので、記事の公開までのスケジュールを作成して伝えましょう。記事作成に至るまで、打ち合わせや調査、取材などの日程もおさえる必要があります。「○日に取材をして記事を書いてください」だけでは、納期がわかりません。また、社内での確認に時間がかかってしまうと、スケジュール通りにいかなくなることも考えられます。

まとめ

「記事作成」と考えたときにおさえておくポイントは意外と多く、自社で行うこととライターに依頼することの線引きは曖昧です。

だからこそ、依頼したい内容を整理しておくと発注後がスムーズになります。「ここまでやってくれるだろう」と一方的に期待し確認せずに依頼をすると、中断になったり追加で費用が発生したりということも少なくありません。弊社では、技術系企業のコンテンツマーケティングを戦略の企画・立案から記事作成、作図・校正までワンストップで支援しています。

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