なぜ、名刺のデジタル化が必要なのか

製造業勤務、機械系エンジニアライターの野口です。「営業の効率化を図るために名刺情報を最大限活用したい」こんな悩みはありませんか。本記事ではデジタルマーケティングとしての名刺デジタル化の目的、名刺のデジタル化サービスの事例、手順を紹介します。

名刺のデジタル化

名刺のデジタル化とは、紙媒体である名刺情報をスマートフォンのカメラやスキャナーで読み取り、電子(デジタル)化することです。

デジタルマーケティングの一歩目は名刺情報

近年、「デジタル情報」を活用したデジタルマーケティングの重要性が増しています。なぜなら、顧客に向けて最適なタイミング、頻度で情報の提供が求められているからです。

デジタルマーケティングと聞くと、WebサイトやSNS、ECサイトとWeb上でのマーケティングを想像するかもしれません。しかし、製造業でも営業効率化のためにデジタルマーケティングのニーズは高まっています。

製造業がデジタルマーケティングに取り組むならば、名刺情報のデジタル化は欠かせません。その理由は顧客への案内メールや打合せ、商談のきっかけに名刺情報が必要不可欠だからです。

また、今後クラウドサービスの普及で、名刺管理ツールとSFA(*) / CRM(**) と連携の増加が予測されています。つまり、デジタルマーケティングに取り組む最初の一歩として、顧客情報である名刺のデジタル化が必須なのです。

*SFA( Sales Force Automationの略)
**CRM(Customer Relationship Managementの略)

営業効率を高める名刺デジタル化の3つのメリット

ここでは、名刺をデジタル化ソフトを紹介する前に、具体的なメリットを3つ紹介します。

メリット1:情報を組織で一括管理できる

名刺をデジタル化すると、組織での戦略的営業に取り組めます。その理由は顧客情報を組織のデータベースとして管理できるからです。紙の名刺は個人管理が多く、個人での営業が増えてしまいがちです。しかし、顧客データベースがあれば、それを基にした分析、解析に基づいた営業戦略に活かせます。

メリット2:検索やグルーピングが容易にできる

名刺を探す時間が短縮でき、生産性が向上します。なぜなら、データベースの検索機能に名前さえ入力してしまえば、ほんの数秒で顧客情報が表示されるからです。重要顧客をあらかじめグループ分けしていればその手間さえなくなります。

紙の情報ではきれいにファイリングしていても、目的の名刺を探すのに少なからず時間が必要です。しかし、データベース化されていれば、短時間で検索可能です。

メリット3:どこでも名刺情報を閲覧できる

出先で急に顧客の情報が必要になった状況でも、名刺をデジタル化していれば対処できます。近年の名刺デジタル化ソフトはクラウド上やアプリ上で管理されているからです。そのため、通信環境さえあればいつでもどこでもスマートフォンから名刺情報を閲覧できます。

名刺デジタル化サービス

ここからは、無料・有料の名刺デジタル化サービスを紹介します。

Wantedly people

Wantedly peopleは無料の名刺デジタル化サービスアプリです。

名刺管理機能

スマートフォンのカメラ機能を用いて、10枚まで同時に名刺をデジタル化します。名刺データベースから、名刺情報をアプリでいつでもどこでも閲覧可能です。

顧客管理機能

Wantedly peopleの連絡先を知っている場合、相手がプロフィールを更新するとアプリ上で確認できます。

セキュリティ機能

名刺情報は高い信頼性とセキュリティ水準を持つデータセンターで管理されています。

その他機能

着信時の名前表示、名刺データの移行、Excelへの書き出し機能も搭載しています。

Sansan

業界No.1、シェア80%以上を占める有料の法人向けクラウド名刺管理サービスです。

名刺管理機能

スキャナまたはスマートフォンを用いて名刺をデジタル化できます。面倒な名刺情報の入力や誤入力、重複入力を99.9%の精度で防ぐAI機能も充実しているのが特徴です。

顧客管理機能

人事異動の通知や顧客情報タグ付け、グルーピング機能も搭載しています。One to Oneメール機能やメール開封のクリック率も測定も可能です。

連携機能

外部サービス(OutlookやSalesforce)との連携が可能です。また、名刺情報を基にしたデータ分析をもとに、マーケティングの判断材料の獲得や、顧客情報の見える化で営業ロス削減による生産性向上に寄与します。

セキュリティ機能

2段階認証や端末の利用制限、ログの管理もできます。

ホットプロファイル

業界No.2のシェアを持つ有料の名刺デジタル化サービスです。ホットプロファイルは、名刺のスキャン情報をハンモックの担当オペレーターが名刺情報を入力しています。

名刺管理

名刺のデータ化や名刺情報の自動整理、人脈の可視化が可能です。

MA(マーケティングオートメーション)

リード管理やメール配信、Webのアクセス解析で見込み客を分析できます。

SFA(セールス・フォース・オートメーション)

営業活動の可視化や顧客情報の一元化で営業を効率化できます。

セキュリティ機能

経済産業省『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠した運用体制で高いセキュリティ能力を持っています。

3Stepで簡単にできる名刺のデジタル化

名刺デジタル化には難しい手順はありません。たった3Stepで名刺をデジタル化できます。

Step1 名刺を集める、回収する

個人で名刺を管理している場合は、部や課単位で名刺を個人から回収しましょう。

Step2 名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーでとる

名刺を回収したら、デジタル化作業に移ります。スキャナーの場合は同時に何枚も読み取り可能です。

Step3 目視でデータミスを確認する

最後に、デジタル化した内容を確認しましょう。なぜなら、AI機能が発達したとはいえ、誤植は起こりえるからです。目視で正しい情報が入力されているか最終確認しましょう。

Wantedly peopleによる実際の手順

では、実際にはどのように名刺をデジタル化するのでしょうか。Wantedly peopleを用いた例を紹介します。

①名刺を準備する(本記事では、著者の名刺を利用しています。)

デモ用名刺①

②スマートフォンで名刺を撮る

Wantedly peopleを起動させると下のような画面になるため、名刺を準備しましょう。

デモ用名刺②

名刺の準備ができ、カメラで写すと探索用の丸が表示されます。この状態で撮影すると名刺がアプリ上に保存されます。

デモ用名刺③

③デジタル化された内容の正誤を確認する

デジタル化された名刺はアプリ上で確認できます。名刺に記載のある情報量によりますが、名前、会社名、部署、名刺の画像、電話番号、メールアドレス、会社の住所がデジタル化されます。この内容が正しく入力されていることを確認し、名刺のデジタル化は終了です。

デモ用名刺④

まとめ

生産性の向上が求められる社会だからこそ、デジタルマーケティングには大きな可能性があります。その一歩目として名刺のデジタル化を始めてみませんか。名刺を管理するだけではなく、組織全体の効率化につながるはずです。

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