こんにちは。テクノポートの渡部です。

これまで、うまく問い合わせを引き込む為に、ホームページの見せ方や作りこみの仕方について書かせて頂いてきましたが、いざ問い合わせが来ても仕事に繋がらなかったら意味がありません。本日はホームページからの問い合わせを上手く仕事につなげるコツについて、実際に成功している事例を踏まえて説明したいと思います。

下準備

必須というわけではありませんが、備えあれば憂いなし。問い合わせが来る前にまずは下準備を整えておきましょう。

見積もりFAX用紙のPDF化

見積もりが必ずメールで来るとは限りません。先進国の中ではFAXを使っているのは日本だけになっている様ですが、利用する人が今でも多い以上、対応しておく必要はありそうです。また図面がまだなく試作、開発からといった場合には手書きのイラストでイメージを伝えたいという場合もありますので、FAXで見積もり依頼が来た時のために自社の見積もり様式を用意しておくのがいいでしょう。

問い合わせのページに設置しておくとわかりやすいです。

専用の電話番号を作る

少し費用はかかりますが、問い合わせ専用の電話番号を取得するというのも一つの手です。どうしても取引先からの電話が多くなってしまうビジネスですので、「いつもの取引先からの電話だと思って出たら、新規の問い合わせであたふたしているうちに取りこぼしてしまった」ということにならないように。専用の電話番号を宛に電話がかかってきたら、わかるようにしておくと、上手く対応できるかと思います。

ただ、いつ電話がかかってきても、「新規の問い合わせかもしれない」という「かもしれない」営業を心がけるのが一番だと思いますが・・・。

問い合わせ管理表を作る

ホームページから来た問い合わせがどういったものか？　方法は？　仕事に繋がったか？　繋がらなかったか？　など、問い合わせの管理表を用意しておきましょう。数がたまってくると今後の対策を立てるのに役立ちます。

管理表のサンプルについてはこちらを参照ください。

問い合わせがきたら

いよいよホームページから問い合わせがきたら上手く仕事につなげていきたいですよね。全くの繋がりのないところから来た連絡なので、一番に何に気を付ければいいのか実際にうまく仕事につなげている方にお聞きしてみました。

何よりも早さ

問い合わせがきたら、何よりも早さを意識して対応することです。自社に来た問い合わせは自社にだけ来ているとは限りません。相見積もりの場合もありますし、そうでなくてもどこかに対応して欲しいと複数社に同じ内容の問い合わせをしている可能性もあります。

「見積もりを細かく考えて返信したら、その頃にはもう他社に依頼した後だった。」

ということもあり得ます。できれば即日に見積もりを返すぐらいの方が、今回仕事に繋がらなかったとしても「あそこはすぐに見積もりが返ってくるから、次回も案件が出たら見積もりを出してみよう。」という印象を残すことができます。

即日に見積もりが完了しない場合は

即日で見積もりを出している会社でも、外注との絡みもあって、即日には見積もりを返せない場合は、

「お見積り依頼ありがとうございます。正確な見積もりを作成して返事をさせて頂きますので、○○日以内にご連絡をさせて頂きます。」

といったメールを返信しておくか、問い合わせ先に電話を入れておくそうです。

問い合わせからの受注確率を上げる

問い合わせが来るようになったら、次はその精度を上げていく必要があります。「決まらない見積もり依頼がたくさん来て仕事にならなくなった。」という話をよく聞きます。ホームページにちょっとした仕掛けを作ることで無駄な問い合わせを減らすことができます。

よくある質問のQ＆Aを作る

ここで、問い合わせ管理表が生きてきます。ホームページからの問い合わせの内容を見ていくと、自社の内容に合ってない問い合わせが来ることもあります。

• 個人からは受け付けていないのに、個人からの問い合わせが来る
• 販売はしていないのに、売って欲しいという問い合わせが来る

などなど、そういった問い合わせでも反応しておかないと、悪い口コミが出ないとも限りません。そういった内容をQ＆Aでまとめておきましょう。

最後に

営業メールがたくさんきてうっとうしい！

こればっかりはどうしようもありません。無視しましょう！　これにまで対応していると本当に仕事になりません。

ホームページからの問い合わせが1件でも多くお仕事に繋がることを願います。