図面のクラウド管理により顧客対応スピード向上と経費削減を同時に実現!

株式会社エースは「ものづくりファシリテーター」をキャッチコピーに、大田区で機械部品の製造から組み立てまでを一貫で請け負っている。

顧客への対応スピードの向上を経営課題として抱える中、その解決策としてGoogle Appsの導入を決心した。

 

■外出先からの図面の確認ができず、顧客への対応スピードがマチマチに

同社には営業マンが5名いるが、日中は営業や協力工場との打合せのためにほとんど社内にいない。

営業マンは会社に戻らないと取引先の図面の確認ができないので、仕事を請け負えるかどうか、どれぐらいの納期で仕上げられるかどうか、といった顧客の質問に即答することができなかったという。

しかし、昨今超短納期の仕事が増えており、請け負い可否の連絡が遅い会社は生き残っていけない時代。

何よりも顧客対応のスピードは顧客の安心感を生み、同業者へ仕事を奪われるリスクも防ぐことができる。

この顧客対応スピードの遅さに問題を感じ始めていた西村社長は、弊社のクラウド活用セミナーに参加し、クラウド環境の整備とタブレット端末iPadの導入を決めた。

 

■図面のクラウド化を実施し、顧客の対応スピード向上を実現

西村社長がまず着手したのがGoogle Appsの導入だ。

外出先からのレスポンスを高めるために、メールの送受信、図面の確認を外出先から行える環境の整備が重要だった。そのためGメールにてiPhoneやiPadからメールの送受信、Googleドライブにて図面データの管理を行えるようにした。

一番の課題であった図面の確認に関しても、データ保存時に案件コードと顧客名を必ずファイルの題名に入力することで、外出先から一瞬にして見たい図面をiPadから検索し、閲覧できる環境となった。

これにより、営業マンがどこに居ても、お客様からの問合せに即答することができ、圧倒的に対応のスピードが早まった。

 

■対応スピード向上以外にも様々なメリットが

Google Appsの導入により享受したメリットはその他にもある。

まず一つ目が社内のペーパーレス化が可能になったことだ。

同社のビジネスモデルは多数の顧客から膨大な数の図面を預かるので、社内では相当数の図面を管理しなければならない。納品が終わった後の図面でも追加発注の可能性があるので、図面を破棄することができず、社内に溜まっていく一方だった。
今回の図面のクラウド管理を行うことですべてPDFデータをクラウドサーバへ保存する形になったので、紙の図面を社内で保管する必要がなくなった。紙の印刷コストや保管場所に要するコストの減少によりコストダウンを図ることができたのだ。

次にBCP対策上のメリットだ。紙で社内管理していると、災害があった時に図面を消失してしまう恐れがある。

データ管理したとしても社内のPCやサーバに保存してあっては同様のリスクは拭い切れない。

しかし、クラウドサーバに保存することで災害が起こったとしても確実にお客様の図面を守ることができるようになった。

 

■今後はチームプレーの促進に期待

西村社長に今後の展望を伺ったところ、クラウドを活用した「チームプレーの促進」を行っていきたい、とのこと。

今は営業マンそれぞれが個人商店化してしまっており、情報共有ができていない。

そのため、担当の営業マンがいないと案件の進捗が分からないし、顧客に対し代理対応することもできない。

スケジュールの管理や案件進捗の管理を全員で共有できる環境をクラウドを使って創り出し、個人力に頼るのではなくチームプレーによる顧客への対応を心掛ける事で、更なる顧客満足向上へつなげていきたいそうだ。

 

■中小企業の経営者にとってクラウドは最強の武器となる

経営者にとってプライベートと仕事の境目はない。

そんな境遇を持った経営者にとって、どこにいてもオフィスの中と同様の仕事ができる環境をもたらすクラウドは大きな武器であり、これを使わない手はない。

今までは大手企業のように資金力がないと導入できなかった環境も、今では小額の予算で整えることができる。

まだまだ大きな可能性を秘めているクラウドをこれからも積極的に取り込んでいくことで自社の経営力を高めていきたい、と西村社長は語る。

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